Einmalige Implementierung
Mofuma übernimmt die für die Betreuung des Kunden erforderlichen Informationen zu Organisationsstruktur, Ansprechpartnern, Lieferanten und hinterlegt diese in ihrem System. Mofuma importiert die zur Betreuung erforderlichen Fahrzeugstammdaten und legt diese in ihrem System an. Der Kunde liefert die vorhandenen Fahrzeugdaten vor Beginn der Zusammenarbeit in Form einer von Mofuma bereitgestellten Excel-Datei. Bei Leasingverträgen importiert Mofuma zusätzlich die relevanten Leasingvertragsdaten in ihr System. Diese werden vom Kunden in einer Excel-Datei zur Verfügung gestellt.

Daten- und Vertragsmanagement
Mofuma verwaltet die im Rahmen der Implementierung übernommenen Daten mit einer speziellen Fuhrparkmanagement-Software. Während der Zusammenarbeit sorgt Mofuma für eine regelmäßige Datenaktualisierung aufgrund der bei ihr eingehenden Informationen.

Rechnungprüfung
Mofuma erfasst und prüft für die abgeschlossenen Leistungsmodule die zu den betreuten Fahrzeugen eingehenden Rechnungen und reklamiert diese bei Fehlerhaftigkeit. Der Kunde hat dafür Sorge zu tragen, dass alle Rechnungen zeitnah an Mofuma übersandt werden und angemessene Zahlungsziele (mindestens 14 Tage nach Eingang bei Mofuma) ermöglicht sind.

Kostenerfassung
Mofuma erfasst alle Kostenpositionen aus den von ihr verarbeiteten Rechnungen mit Hilfe einer speziellen Fuhrparkmanagement-Software. Die Kosten werden dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet. Die erfassten Daten bilden die Grundlage für das Reporting.

Prüfung der Schlussrechnung auf Leasing- und Rückgabeschäden
Mofuma prüft auch die Leasing-Endabrechnung inklusive einer möglichen Abrechnung von Rückgabeschäden. Die Prüfung eventueller Rückgabeschäden erfolgt im Abgleich mit Rückgabeprotokoll und dem Rückgabestandard der Leasinggesellschaft. Bei Unplausibilitäten erfolgt eine Reklamation durch Mofuma.

Reporting
Mofuma stellt dem Kunden ein vordefiniertes Reporting Set (Reports zu Fuhrpark-/ Vertragsstatus, Kosten/Wirtschaftlichkeit, CO₂-Status) mit täglich aktualisierten Daten zur Verfügung. Die Reports können von einem berechtigten Personenkreis des Kunden über das Online-Kundenportal abgerufen werden.

Fahrerbetreuung
Mofuma übernimmt die kaufmännische/organisatorische Betreuung der Fahrzeugnutzer. Die Kundenbetreuung steht an Arbeitstagen (Montag bis Freitag) von 8.00 bis 18.00 Uhr zur Verfügung.

Information an Fahrer zur Neuwagenkonfiguration
Mofuma überwacht die mit dem Kunden definierte Haltedauer bzw. die Leasingvertragsdauer der betreuten Fahrzeuge und fordert den Kunden bzw. Nutzer zur rechtzeitigen Neubestellung auf.

Betreuung bei der Konfiguration
Mofuma betreut die Fahrer bei der Konfiguration Ihrer Neufahrzeuge unter Berücksichtigung der Car Policy des Kunden.

Bestellabwicklung
Nach finaler Konfiguration und Genehmigung durch den Kunden koordiniert Mofuma den Bestellprozess jedes Fahrzeugs.

Auslieferungsplanung inkl. Fahrerkommunikation und Terminierung
Mofuma koordiniert die Auslieferung des Neufahrzeugs mit den Kunden und dem ausliefernden Händler.

Koordination der Fahrzeugrückgabe
Bei Leasingfahrzeugen koordiniert Mofuma mit dem Kunden die Rückgabe an den zurück nehmenden Händler.

Koordination der Interimsmobilität bis zur Auslieferung
Mofuma klärt mit dem Kunden, ob ein Interimsfahrzeug bis zur Auslieferung des Neufahrzeugs erforderlich ist und koordiniert die Bereitstellung auf Mietbasis.

Zulassung, Versicherungsabwicklung und Auslieferung
Mofuma koordiniert für den Kunden die Zulassung und Auslieferung der Neufahrzeuge. Auf Wunsch des Kunden übernimmt Mofuma auch die Versicherungsmeldung für jedes neue Fahrzeug.

Einweisung, UVV-Prüfung und Übergabedokumentation
Mofuma sorgt für die Fahrereinweisung und Erstellung eines Übergabeprotokolls bei der Übernahme des Neufahrzeugs durch den Fahrer. Ferner wird sichergestellt, dass das Fahrzeug bei Übergabe an den Fahrer gemäß den Unfallverhütungsvorschriften (§57 DGUV Vorschrift 70) geprüft ist.

24/7 Assistance für Unfall und Panne
Über eine 24/7 Assistance Hotline erhalten die Fahrer Unterstützung bei Unfall oder technischer Panne. Sofern Leistungen durch einen Drittanabieter (Hersteller, Leasinggeber, Versicherung) abgedeckt sind, wird der Fahrer an den betroffenen Dienstleister weitergeleitet. Besteht keine Abdeckung durch einen Drittanbieter, koordiniert Mofuma die erforderlichen Maßnahmen (Pannenhilfe, Bergung, Abschleppen, Mobilhaltung). Die dafür anfallenden Kosten, die nicht durch einen Drittanbieter abgedeckt sind, gehen zu Lasten des Kunden.

Wartungs- und Verschleißmanagement
(sofern nicht Bestandteil eines Full Service Leasingvertrags)
Der Kunde bzw. Nutzer erhält von der Mofuma eine Nutzermappe sowie eine fahrzeugbezogene Servicekarte. Die Nutzermappe enthält alle wesentlichen Informationen zur Fahrzeugnutzung in Sonderfällen sowie alle notwendigen Rufnummern. Die Servicekarte ermöglicht für den Nutzer den bargeldlosen Bezug von durch Mofuma freigegebenen Leistungen und ist bei jedem Werkstattbesuch unaufgefordert vorzulegen. Sie ist sorgfältig aufzubewahren und vor Missbrauch zu schützen. Aufgrund der Informationen auf der Servicekarte sind die Werkstätten aufgefordert, alle Aufträge vorab durch Mofuma freigeben zu lassen. Dabei vergibt Mofuma eine Freigabenummer. Die Rechnungen werden von den Leistungserbringern direkt an Mofuma gesendet. Als Leistungsempfänger ist der Kunde auf den Rechnungen vermerkt. Eingehende Rechnungen werden von Mofuma geprüft, ggf. reklamiert, je nach Leistungsumfang ggf. verauslagt und im Rahmen der monatlichen Sammelabrechnung an den Kunden weiterbelastet bzw. im Reporting aufgezeigt.

Reifenmanagement
(sofern nicht Bestandteil eines Full Service Leasingvertrags)
Der Kunde bzw. Nutzer erhält von der Mofuma eine Nutzermappe sowie eine fahrzeugbezogene Servicekarte. Die Nutzermappe enthält alle wesentlichen Informationen zur Fahrzeugnutzung in Sonderfällen sowie alle notwendigen Rufnummern. Die Servicekarte ermöglicht für den Nutzer den bargeldlosen Bezug von durch Mofuma freigegebenen Leistungen und ist bei jedem Werkstattbesuch unaufgefordert vorzulegen. Sie ist sorgfältig aufzubewahren und vor Missbrauch zu schützen. Aufgrund der Informationen auf der Servicekarte sind die Reifenhändler/Werkstätten aufgefordert, alle Aufträge vorab durch Mofuma freigeben zu lassen. Die Rechnungen werden von den Leistungserbringern direkt an Mofuma gesendet. Als Leistungsempfänger ist der Kunde auf den Rechnungen vermerkt. Eingehende Rechnungen werden von Mofuma geprüft, geprüft, ggf. reklamiert, je nach Leistungsumfang ggf. verauslagt und im Rahmen der monatlichen Sammelabrechnung an den Kunden weiterbelastet bzw. im Reporting aufgezeigt.

Schadenmanagement
Mofuma übernimmt in Kooperation mit einem spezialisierten Dienstleister das komplette Schadenmanagement für den Kunden. Dieses umfasst die Schadenaufnahme, die Koordination der Reparatur des Fahrzeugs und die gesamte versicherungstechnische Abwicklung des Vorgangs.

Optisches Archiv
Mofuma stellt dem Kunden ein optisches Archiv bereit, in dem alle von Mofuma im Rahmen der monatlichen Sammelabrechnungen konsolidierten Rechnungen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung form- und fristgerecht archiviert sind. Im Fall der Beendigung der Zusammenarbeit stellt Mofuma dem Kunden die archivierten Belege mittels geeignetem Datenträger zur Verfügung.

Zahlung der Lieferanten
Mofuma übernimmt die Zahlung der geprüften Rechnungen (gegen Leistung einer initialen Vorauszahlung durch den Kunden) und belastet die verauslagten Zahlungen konsolidiert im Rahmen einer monatlichen Sammelabrechnung an den Kunden weiter.

Rechnungskonsolidierung zu monatlicher Sammelrechnung
Mofuma konsolidiert die von ihr verarbeiteten Rechnungen des Kunden zu einer monatlichen Sammelabrechnung, in der neben der Eigenleistung von Mofuma alle Verauslagungen aufgeführt sind. Die Rechnung ist als pdf-Dokument über einen Online-Link abrufbar. Parallel wird dem Kunden ein Rechnungsdatensatz im csv- oder xls-Format bereitgestellt.

Laufleistungskontrolle/Leasingvertragsanpassung
Mofuma erstellt für den Kunden einmal pro Jahr eine Laufleistungsanalyse für alle geleasten Fahrzeuge, die die Laufzeitmitte erreicht haben, um nachhaltige Km-Abweichungen zu ermitteln. Die Grundlage für die Analyse sind die Kilometerangaben bei Tankungen. Für Mofuma besteht keine Pflicht die übermittelten Daten auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
Sofern sich aus der Laufleistungsanalyse signifikante Abweichungen der zu erwartenden Gesamtlaufleistung ergeben, prüft Mofuma die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit von Vertragsanpassungen und veranlasst diese nach Zustimmung durch den Kunden.

Tankkartenmanagement
Mofuma organisiert die Bereitstellung von Tankkarten für den Kunden. Dabei übernimmt Mofuma die Bestellung, Sperrung und Kündigung der Tankkarten. Die Tankdaten von den Mineralölgesellschaften werden monatlich durch Mofuma importiert und dem Kunden im Rahmen eines konsolidierten Reportings zur Verfügung gestellt.

Elektronische Führerscheinkontrolle
Mofuma wird Maßnahmen des Kunden oder eines beauftragten Spezialanbieters zum Zwecke der regelmäßigen Überprüfung der Fahrerlaubnis aller Nutzer halbjährlich koordinieren und für eine entsprechende Dokumentation der Ergebnisse sorgen.  Allein verantwortlich im Sinne der Halterhaftung § 21 STVG Abs. 1 Zi. 2 und der Regelungen der Berufsgenossenschaft bleibt jedoch der Kunde als Halter des Fahrzeuges. Die Kosten eines eventuell beauftragten Spezialanbieters gehen zu Lasten des Kunden

Fahrerunterweisung
Durch die Kooperation mit einem spezialisierten Anbieter für eine onlinebasierte Fahrerunterweisung wird Mofuma die rechtlichen Anforderungen zur Fahrerunterweisung nach § 35 DGUV Vorschrift 70 sicherstellen. Die Bereitstellung des Online Tools und die entsprechende Durchführung erfolgen durch den spezialisierten Anbieter.

Terminmanagement für
– Hinweis auf Gewährleistungsauslauf
– Hauptuntersuchung
– UVV-Prüfung
Der Kunde bzw. Nutzer erhält dabei im Rahmen einer zu definierenden Vorlaufzeit eine Information über den bevorstehenden Prüftermin. Für die Wahrung der behördlichen Fristen ist der Kunde verantwortlich.